یکی از مواردی که تفاوت بین انسان های موفق و سایر افراد را رقم می‌زند، نحوه استفاده از زمان و روش های مدیریت زمان است. بسیاری از انسان‌ها زمانی به خود می آیند و می‌بینند زمان بسیاری را تلف کرده‌اند و نتوانسته اند کار مثبتی را در زندگی خود انجام دهند. برخی دیگر هم هستند که مشغله بسیار دارند و در حقیقت به برخی از کارهای خود نمی‌رسند و اگر قصد ایجاد تحولی در مسیر بهبود شرایط زندگی خود داشته باشند نیز برای انجام آن وقت کافی ندارند.
بهانه هایی مانند کاش شبانه روز به جای ۲۴ ساعت، ۲۵ ساعت بود ! ای کاش زمان بیشتری داشتم ! این‌ها جملاتی هستند که حتی اگر خود شما آن را به زبان نیاورده باشید، قطعا بارها از زبان اطرافیانتان شنیده اید شبانه روز برای همه مردم یکسان است اما چرا عده ای می‌توانند در این مدت به همه کارهایشان برسند اما عده ای دیگر نه؟
برخی دیگر از افراد هم هستند که نمی‌توانند وقت مناسب برای هر یک از کارهای روزمره خود اختصاص دهند و به عنوان مثال زمان کافی را برای خانواده و فرزندان در نظر نمی‌گیرند. اینجاست که هنر مدیریت زمان ارزش خود را به صورت بسیار پر رنگ نشان می‌دهد. در این مطلب قصد داریم به برخی از تکنیک های مدیریت زمان که می‌تواند برای کلیه افراد در جایگاه‌های مختلف شغلی و اجتماعی کاربردی باشد اشاره نماییم. با ما همراه باشید.
روش های مدیریت زمان چیست؟
برای معرفی تکنیک‌های مدیریت زمان، ابتدا لازم می دانیم به این پرسش پاسخ دهیم که مدیریت زمان چیست؟ به طور کلی مدیریت زمان را می‌توان یک هنر یا مهارت کاربردی دانست که به هر شخصی در هر جایگاهی کمک می‌کند که کلیه کارها و وظایف خود را در زمان مورد نظر انجام دهد و از برنامه اش عقب نیفتد و هرگز دچار کمبود زمان هم نشود.
برخی افراد به طور ذاتی توانایی مدیریت زمان خود را به خوبی دارا هستند و این افراد به طور معمول از افراد موفق در جامعه می‌باشند. اما این بدین معنا نیست که سایر افراد که این توانایی را به طور ذاتی ندارند نتوانند زمان خود را هرگز به خوبی مدیریت کنند. این دقیقا نکته ای است که در این مطلب قصد تبیین آن را داریم. در واقع همه انسان‌ها با آشنایی با تکنیک‌های مدیریت زمان می توانند وقت خود را به خوبی مدیریت کرده و با تقویت مهارت مسئولیت پذیری خود را به سوی موفقیت رهنمون کنند.
فرق انسان‌های هوشمند و موفق با سایرین این است که زمان را از گرانبهاترین دارایی‌های خود می‌دانند. از این رو این افراد، افرادی بسیار منظم و دارای برنامه ریزی بسیار دقیق و البته انعطاف پذیر هستند. زیرا اگر برنامه ریزی انعطاف پذیر نباشد خود باعث می‌شود اضطراب و فشار روانی به فرد وارد گردد، که این مورد خود یک مشکل اساسی به حساب می‌آید.
بهترین روش های مدیریت زمان
همان‌طور که ذکر شد برای بهبود توانایی مدیریت زمان در خود می‌توان از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کرده و با تمرین آنها را در خود نهادینه کرد. در این بخش قصد داریم به بهترین روش‌های مدیریت زمان اشاره نماییم:
-
اولویت بندی و حرف کارهای غیر ضروری
بسیاری افراد در طول روز کارهای زیادی را برای خود تعریف می‌کنند و البته به بسیاری از آنها هم نمی‌رسند. خیلی مهم است که این توانایی را در خود تقویت کنیم که ابتدا بتوانیم کارها را اولویت بندی کرده و کارهای ضروری تر را حتما انجام داده و کارهای غیر ضروری را تا حد ممکن حذف کنیم. به عنوان مثال چک کردن ایمیل کاری ضروری در روز می‌باشد که باید در اولویت‌های روزانه قرار گیرد. اما واضح است که گشتن در اینستاگرام آن هم زمانی که در کمبود وقت بسیار شدیدی هستیم، یک امر کاملا غیر ضروری است و باید از برنامه حذف شود.
یک نکته که در برنامه ریزی و اولویت بندی کارها باید رعایت شود این است که همواره باید کارهای سخت و مهم یا کارهایی که از آن متنفر هستید را اول از همه انجام دهید و آنها را به انتها که انرژی زیادی برایتان نمانده موکول نکنید. همچنین هیچ وقت در ابتدای شروع کار به سراغ کارهای سبک و آسان نروید. وقتی وظایف سخت و ناراحت کننده را در انتهای روز و یا زمان بندی کاری خود می‌گذارید، خستگی، استرس و نارضایتی شما در انتهای کار حداقل ۱۰ برابر بیشتر می‌شود. در این صورت هم خستگی جسمی شما بیشتر می‌شود و هم کسالت روحی.
-
داشتن زمان بندی مشخص برای هر کار
باید برای جلوگیری از کمبود وقت در کارها برای انجام هر یک از کارهای خود یک زمان مشخص در نظر بگیریم و نگذاریم آن کار بیش از آن طول بکشد. این محدودیت‌هایی که مشخص می‌کنیم موجب تمرکز بیشتر ما روی آن کار به خصوص می‌شود و همین موضوع ما را در مسیر مدیریت زمان و رسیدن به کارها بسیار یاری می‌کند.
-
داشتن توانایی نه گفتن
اگر زمان کافی برای انجام کاری را داریم باید برای انجام آن تعهد داده و آن را قبول کنیم. در غیر این صورت این موضوع موجب ایجاد استرس برای خودمان شده و نه به کارهای دیگرمان می‌توانیم به درستی برسیم و نه تعهد جدید را می‌توانیم به درستی عملی نماییم. بهتر است طوری درخواست دیگران را رد کنید که آنان را از خود نرنجانید و حس مثبتی در آنان ایجاد کنید.
-
داشتن استراحت میان کارها
یکی از مهم ترین چیزهایی که باید در میان انجام وظایف در برنامه خود بگنجانیم استراحت است. شاید با خود بگوئید که وقتی زمان کافی برای انجام خود کارها نداریم آیا استراحت میان کارها اتلاف وقت نیست؟ در حقیقت وقتی پشت سر هم کار می‌کنیم ذهن ما خسته شده و کارایی بسیار کمی دارد. از این رو وقتی استراحت می‌کنیم در بازگشت به کار می‌توانیم با بازده و راندمان بسیار بالاتری کار را شروع کنیم.
-
مدیریت زمان خواب
خواب کافی یکی از مهم ترین مواردی است که باید در برنامه ریزی روزانه ما لحاظ شود. زیرا اگر خواب کافی نداشته باشیم با کسالت به کار می‌پردازیم و هرگز بازده بالایی نخواهیم داشت. خواب در حقیقت ریکاوری بدن بعد از کار خسته کننده است و اگر خواب کافی نداشته باشیم نمی‌توانیم روی کارهای خود تمرکز کافی داشته و آنها را با سرعت و کیفیت مناسب انجام دهیم. بدین منظور باید تایم استراحت و خواب خود را مشخص کنیم. بدن ما به استراحت و خواب کافی نیاز دارد و به برنامه ای که به آن می‌دهیم عادت می‌کند.
-
انجام چند کار در یک زمان
البته بسیار سخت برای همه قابل اجرا شدن می‌باشد و برای آن تمرین زیادی لازم است. افراد برای اینکه بتوانند از سایرین جلو بیفتند و از کمبود وقت نیز رنج نبرند، در برخی مواقع ناچارند چند کار را به طور همزمان انجام دهند. البته باید در نظر داشت که این همزمانی نباید موجب شود کیفیت انجام کارها به شکل معناداری پایین بیاید.
” هدف نهایی مدیریت زمان و انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر، داشتن زمان بیشتر برای گذراندن وقت با افرادیست که دوست شان دارید یعنی انجام کارهایی که به شما حس خوبی می دهد و اگر مدیریت زمان نداشته باشید، برای این کارها هیچ وقت زمان کافی نخواهید داشت.“
-
استفاده از وقت های مرده
در حقیقت اکثر ما در روز وقت‌های مرده زیادی داریم که می‌توانیم از آنها برای مطالعه، چک کردن ایمیل یا پاسخ به ایمیل‌ها بهره ببریم. بدین منظور باید همیشه کتابی به همراه خود داشته باشیم تا در سالن‌های انتظار، در اتوبوس، بین کلاس‌های آموزشی، در بانک و…..به جای فکر کردن به مسائل مختلف یا کارهای بیهوده، مانند گشتن در شبکه‌های اجتماعی و بازی کردن با گوشی تلفن همراه به اهداف خود نزدیک تر شویم.
اگر واقعا می‌خواهیم در زمره انسان‌های موفق و با کارایی بالا قرار گیریم باید از ثانیه به ثانیه خود به خوبی استفاده کنیم و اجازه ندهیم وقتمان تلف شود. فاصله بین منزل و محل کار و دانشگاه بهترین زمان برای یادگیری است، پس کتاب خوانده یا از کتاب‌های صوتی استفاده کنید. البته یک روز در هفته را به تفریح خودتان اختصاص دهید و تمام و کمال با خانواده و دوستان باشید.
استفاده از وقت‌های مرده می‌تواند وجه تمایز بزرگی بین انسان‌های موفق و خاص با سایر آدم‌ها باشد. به عنوان مثال برخی افراد هستند که حتی در داخل تاکسی و اتوبوس به ارائه طرح های اولیه برای روند های جدید در کسب و کار خود مشغول می‌شوند و این زمان مرده که عملا در آن کار خاصی نمی‌شود کرد را به زمانی برای پیشرفت مبدل می‌کنند. بسیاری از موسسان و صاحبان استارتاپ‌ها و افراد کارآفرین و موفق از ابتدای شروع کارشان به این صورت بوده اند و البته انسان های تک بعدی نبوده و به استراحت نیز به موقع می‌پرداخته اند.
-
انجام ورزش
یکی از خواص ورزش برای انسان سلامت روح و روان است که موجب می‌شود کسالت از بدن ما دور شده و بدن و روح و روان ما برای انجام فعالیت‌های کاری شادابی و آمادگی کافی را بازیابد.
قانون یک دقیقه ده دقیقه! در روش های مدیریت زمان
اگر برایتان سوال پیش آمده که چگونه می‌توانید موثر باشید و یا بهتر بگوییم، چگونه می‌توانید زمان خود را مدیریت کنید، در ابتدا باید بدانید که در طول روز چه کارهایی باید انجام دهید و هدفتان از انجام دادن این کارها را به صورت کاملا واضح و شفاف مشخص کنید این را بدانید که ، بر اساس تحقیقات صورت گرفته هر دقیقه ای که برای برنامه ریزی صرف کنید، ده دقیقه از زمان اجرای برنامه تان کم می‌کند پس برای برنامه ریزی صحیح، زمان بگذارید.
ابتدا یک دفتر تهیه کنید. به شما توصیه می‌کنیم که در ابتدا هدف‌های بلند مدت خود را بنویسید و سپس کارهایی که در طول ماه و هفته، باید برای رسیدن به آنها انجام دهید را بنویسید، وقتی مشخص شود که شما باید چه کارهایی را در طول هفته انجام بدهید، می‌توانید آنها را در طول هفت روز تقسیم بندی کنید. سپس کارهایی که باید در طول روز انجام بدهید را به ترتیب اولویت بنویسید و اگر می‌خواهید بدانید که در فهرست برنامه تان، باید به کدام کارها اولویت بالاتری دهید، ببینید که چه کارهایی در دراز مدت، تأثیر بیشتر و مثبت تری روی زندگی شما می‌گذارند.
برای هرکاری که برنامه ریزی کرده اید دو سوال از خود بپرسید که چرا و چگونه باید آن را انجام بدهم، پرسش این دو سوال علاوه بر افزایش هدفمندی نحوه انجام کار، باعث جلوگیری از اتلاف وقتتان نیز می‌شود همچنین هدف داشتن برای انجام هر کاری باعث ایجاد انگیزه در شما نیز می‌شود مثلا وقتی برنامه تان از ساعت ۵ صبح شروع می‌شود شما باید بدانید که چرا باید ساعت ۵ صبح بیدار شوید تا انگیزه لازم را برای انجام کار داشته باشید.
اگر هنوز هم در رفتار و عمل‌های خود نمی توانید یک قانون و چهارچوب مشخص برای زندگی خود مشخص کنید از شما دعوت می‌کنیم آموزش مهارت فردی را مطالعه کنید. در این آموزش شما با روش‌های مدیریت و کنترل برنامه‌های خود در همه ابعاد را یاد خواهید گرفت. این آموزش نقش بسیار مهمی در موفقیت شما در زندگی و شغل شما خواهد داشت.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان در حقیقت بحث بسیار مهمی در علم مدیریت به حساب می‌آید که می‌تواند مدیران سازمان‌ها را در بالا بردن بهره وری کمک نماید. اما مساله مهم این است که مدیریت زمان فقط مخصوص مدیران نیست و هر یک از اعضای یک سازمان یا کسب و کار نیز باید بتوانند با استفاده از تکنیک های مدیریت زمان، وقت خود را به خوبی مدیریت نمایند.
تعریف مدیریت زمان
به طور کلی می‌توان گفت مدیریت زمان فرآیند برنامه ریزی برای تعیین کیفیت و چگونگی تقسیم زمان برای انجام فعالیت های مختلف را شامل می‌شود که موجب می‌شود بتوان کارهای بیشتری را به صورت هدفمند و هوشمندانه در زمان کمتری به پایان رساند.
دلایل نیاز به مدیریت زمان
برای نیل به موفقیت یکی از اساسی‌ترین اصولی که باید رعایت شود مدیریت زمان است. با استفاده از تکنیک های مدیریت درست زمان می‌توانید انرژی خود را در مسیر مناسب خرج کرده و هوشمندانه تر کار کنید نه سخت تر. از مهم‌ترین عواملی که دو گروه افراد موفق و غیر موفق را از هم جدا می‌کند، مهارت هر کدام در مدیریت زمان است.
افراد موفق برای استفاده حداکثری از زمان های خود بهترین و دقیق‌ترین برنامه ریزی را دارند. آنها سعی می‌کنند در زمان های معین بالاترین راندمان کاری را داشته باشند و سرمایه بزرگی به نام وقت را هدر ندهند.
آیا مدیریت زمان یعنی فقط کار کردن و با جدیت تمام وقت را صرف نیل به اهداف کردن؟ قطعا جواب خیر است. زیرا افراد موفق در سراسر دنیا نه فقط به مسئولیت های شغلی خود می‌رسند، بلکه برنامه زندگی شان برای مسائل مهم دیگر مثل خانواده، دوستان و تفریح هم جا دارد.
پرسش و پاسخ :
- ۵ تکنیک مهم برای مدیریت زمان
- تمام وظایف مهم خود را زمان بندی و یادداشت کنید. یک یادآور برای آنها تعریف کنید.
- یک برنامه ریزی منظم روزانه تنظیم کنید.
- برای هر کاری که انجام می‌دهید یک محدوده معین زمانی در نظر بگیرید.
- عواملی که به عنوان حواس پرتی ممکن است در کار شما تاثیر داشته باشد از خود دور کنید.
- یک روال و عادت روزانه ایجاد کنید.
- ۴ روش آموزش مدیریت زمان به کارکنان یک سازمان
- ایجاد دستور کار از پیش برنامه ریزی شده
- اولویت بندی کارهای محوله
- با کنترل انرژی و مدیریت زمان نیروها بهره وری را افزایش دهید.
- از فناوری اتوماسیون خودکار ساز برای مدیریت آنها استفاده کنید.
