تیم سازی در سازمان
برای موفقیت در هر کاری اول داشتن آگاهی، هدف و برنامه مورد نیاز است. اما تمامی این موارد بدون داشتن یک تیم خوب نمیتوانند از حالت نظری به حالت عملی تبدیل شوند. در حقیقت تیم بازوی مدیریت سازمان برای نیل به اهداف کلان است. تیم در هر سازمانی از نیروهای انسانی تشکیل می‌شود که هر کدام تخصص خاص خود را دارند و تخصص های آن ها مکمل یکدیگر بوده و در کنار هم نیازهای سازمان را تامین می‌نمایند. البته هر یک از این افراد، انگیزه منافع شخصی نیز در قالب کار در سازمان دارند که طبیعتا با موفقیت سازمان، این افراد نیز به سود خود می‌رسند. بحث اشتراک انگیزه در میان افراد یک سازمان بسیار مهم و حیاتی است. در ادامه بیشتر به مقوله تیم سازی در سازمان می‌پردازیم. با ما همراه باشید.
تعریف تیم کاری در سازمان
واضح است در هر سازمان یا کسب و کاری چه بزرگ، چه متوسط و چه کوچک باشد، یک فرد نمی تواند عهده دار کلیه وظایف و مسئولیت ها باشد. هر فردی باید در سازمان از یاری و مشورت همکاران خود بهره گیرد. درصورتی که افراد سازمان با یکدیگر همانند یک تیم و بسیار هماهنگ کار کنند، اهداف بسیار پیچیده به راحتی قابل حصول هستند. در تعریف تیم کاری باید عنوان نمود که تیم کاری از گروهی از افراد تشکیل شده است که برای رسیدن و نیل به هدفی مشترک، در کنار یکدیگر کار می‌کنند و هر یک وظایف محوله را انجام داده و به یکدیگر هم یاری می‌رسانند.
افرادی که یک تیم را تشکیل داده اند، در حالت ایده آل باید اهداف و مقاصد مشترک و تا حدودی خط سیر فکری یکسانی داشته باشند. واضح است که افرادی که با یکدیگر سازگاری ندارند، هرگز نمیتوانند یک تیم را تشکیل دهند. اعضای تیم باید علایق، فرآیند فکری، طرز رفتار، ادراک و تمایلات مشابه و نه لزوما یکسان، داشته باشند و در کنار این موارد، روحیه انعطاف پذیری داشته باشند تا بتوانند بخود را هر چه بیشتر با سایر اعضای تیم کاری هماهنگ نمایند و به تقابل با آن ها برنخیزند.
اندازه تیم درون سازمان
در سازمان ها و کسب و کارهای کوچک کل کار به صورت یک تیم انجام می شود. اما در کسب و کارها و سازمان های بزرگ در هر قسمت یک تیم از پرسنل وجود دارد. اندازه تیم درون سازمان، به میزان پیچیدگی وظایفی که بر عهده تیم گذاشته شده است بستگی دارد. به طور ایده ال می توان گفت هر تیمی باید از هفت تا ده نفر تشکیل شده باشد. تعداد اعضای بسیار زیاد، می تواند موجب سردرگمی و کج فهمی در میان اعضای تیم گردد.
مفهوم تیم سازی
برای فرآیند تیم سازی مراحل متعددی در نظر گرفته شده است که ابتدایی ترین مرحله، مرحله شکل گیری تیم است. در این مرحله تازه افراد با هم به صورت خیلی رسمی روبرو می‌شوند. در همین مرحله باید منشور و اهداف نوشته شده و امضا شود. حال تیم در حال شکل گیری قادر خواهد بود تا مرزهای خود را با تعیین اینکه چه مواردی مورد انتظار است تعیین کند. اعضای تیم با انجام وظایف بسیار زیاد و بدون تعارض با یکدیگر آشنا خواهند شد. این امر تعهدی را برای ایجاد اهداف بزرگ تر در بین اعضای تیم ایجاد می‌کند.
در مرحله دوم بین اعضا بحث و جدال در می‌گیرد. زیرا هر شخص ایده‌های خود را ارائه می‌دهد و اختلاف نظر به طور طبیعی بوجود می‌آید. اینجاست که داشتن روحیه انعطاف پذیری می‌تواند کلید راه حفظ ارتباط اعضای تیم باشد. باید گفتگو به خوبی صورت گیرد تا بتوان به نتیجه رسید.
در مرحله سوم باید روی نکات مشترک در نظرات اعضا بیشتر تمرکز شود و سپس به حل و فصل اختلاف نظرها پرداخته شود. در این صورت مشارکت بالایی بین اعضای تیم به وجود می‌آید.
اما مرحله آخر، اجرا است و پس از آموزش های نهایی اعضای تیم آغاز می‌شود. در این مرحله راه‌های گوناگون بایستی مورد توجه قرار گیرند، تا به همراه ایجاد شدن مورد چالش نیز واقع شوند. در این مرحله تیم به طور کامل تشکیل شده است و اعضای تیم، نقش و مسئولیت پذیر بودن خود را به خوبی می‌شناسند. اعضا ترجیح می‌دهند تا ورودی‌های بیشتری را در فرایند خود داشته باشند. اعضای تیم همان طوری که به خود آموزش می‌دهند، می‌توانند در خود ایجاد انگیزه نیز بنمایند. بنابراین، تلاش‌های آنها باید شناسایی شده و هر گونه پیشرفتی باید مورد تشویق قرار گیرد. این امر، با ارائه چالش‌های جدید به تیم صورت می‌پذیرد.
انجام تست های مختلف روانشناختی و مهارت فردی کمک می کند مدیر تیم با خصوصیات و ویژگی های فردی و اخلاقی اعضا آشنا شده تا بتواند متناسب با توان تیم استراتژی درست ترسیم کند. تست هایی نظیر تست هوش هیجانی بار آن ، تست هوش iq از تست های معروف و پر کاربرد محسوب می شود.
نکاتی در زمینه تیم سازی در سازمان
در هر سازمان برای موفقیت تیم ها و نهادینه کردن فعالیت آنها در کلیه سطوح سازمانی نیاز به مدلی برای شروع کار وجود دارد. شاید اولین سوالی که در این مدل باید مطرح شود این است که آیا هر سازمانی نیازمند تیم‌های کاری است؟ برای پاسخ به سوال فوق می‌توان همان اصل مشهور مدیریتی را دوباره در ذهن مجسم کرد که: موضوع کاملا بستگی به شرایط دارد.
لذا بهتر است با دید انتقادی به فرآیند تیم سازی پرداخته شود. ابتدا باید اهداف سازمان تعیین شود. و به این سوالات پاسخ داده شود که فلسفه وجودی سازمان چیست؟ نقش تیم ها در دستیابی به اهداف سازمان چقدر است؟ در گام دوم امکان پذیری باید مورد ارزیابی قرار گیرد. نیازهای حیاتی سازمان و شناسایی اولویت‌ها در مرحله سوم مورد توجه هستند. در مرحله چهارم موانع تیم سازی در سازمان باید کشف شود. حال باید یک تیم در مقیاس کوچک شکل گرفته و در طول زمان گسترش یابد.
ویژگی یک تیم خوب
یک تیم خوب و کارآمد ویژگی‌هایی دارد که در این بخش به اختصار شرح داده می‌شوند. اولین مورد تعهد یکپارچه اعضا است. درصورتی که تعهد کاملی از جانب اعضای تیم وجود نداشته باشد، هیچ اتفاقی در یک تیم رخ نخواهد داد. تعهد، دستیابی به اهداف سازمانی را بسیار آسان تر می‌گرداند. وجود تعهد از جانب اعضای تیم و یک رهبری خوب، منجر به ایجاد یک تیم تعاملی به همراه محیطی کاری با بهره وری بالا می‌گردد. استفاده از خلاقیت اعضا از دیگر نشانه های تیم کارآمد است. از آنجایی که استفاده از شیوه‌های مبتکرانه و غیرمعمول در اقتصاد امروز بسیار ضروری است، در نتیجه اعضای تیم بایستی به شیوه‌های خلاقانه برای حل و فصل مشکلات فکر نمایند.
حضور مشاوران در تیم، امری ضروری است. اگر تا به حال از مشاوران خبره برای استارت آپ خود استفاده نکرده اید، قطعا در تیم خود به وجود آنها نیاز دارید. وجود افرادی که دلسوزانه و هوشمندانه برای موفقیت استارت آپ شما زحمت می‌کشند، تا حد زیادی می‌تواند پول و سرمایه شرکت شما را حفظ نماید و شما را به سوی موفقیت سوق دهند. روی مربیان و مشاورانی که قرار است به تیمتان اضافه شوند سرمایه گذاری کنید، زیرا این‌ها همان کسانی هستند که با تجارب خود، چشم انداز کسب و کار شما را بهبود می‌دهند.
اهمیت و مزایای مربیگری تیم
یکی از اصلی ترین مزایای تیم سازی در سازمان ترویج خلاقیت در میان اعضا می‌باشد. وقتی اعضای سازمان خود را به صورت تیمی در معرض فعالیت های گروهی قرار می‌دهید از آنان می‌خواهید فرای تفکری فکر کنند که قبلا به آن عادت داشته اند و از تصورات خود برای یافتن راه حل‌های نوینی استفاده کنند که در تحقق اهداف تیم موثر هستند. همچنین این موضوع انگیزه و اعتماد به نفس این افراد را نیز بالاتر می‌برد. به طوری که وقتی افراد در فعالیت‌های تیمی درگیر می‌شوند اعتماد بیشتری به مهارت های خود پیدا می‌کنند و به این ترتیب به فعالیت‌های چالش برانگیزی گرایش پیدا می‌کنند که برای انجام آن پشتکار فراوان دارند. علاوه بر این ایجاد اعتماد به تک تک اعضای تیم و فعالیت آنان از جمله نتایج کار گروهی است. وجود فعالیت تیمی و گروهی در سازمان به خودی خود نیروی انگیزشی قوی برای انجام وظایف کاری است، زیرا نشان دهنده بخشی از تعهدات سازمان است.
در نهایت باید ذکر کرد که راندمان و بهره وری در سازمان با فعالیت‌های تیمی بشدت بالا می‌رود. اعضا با فراگیری مهارت‌های کار تیمی به جای رقابت با هم به همکاری در رسیدن به اهداف سازمان متمایل شده و با انگیزه پیش می‌روند. در نهایت هم مدیریت باید با درک مناسب از زحمات آنان با تشیوق‌های به موقع در هنگام پیشرفت سازمان و حرکت به سوی اهداف سازمانی، آنها را با انگیزه تر نماید. پیشنهاد می‌کنیم مقاله ویژگی‌های یک کوچینگ موفق در تیم سازی چیست؟ را مطالعه کنید.
در نهایت باز هم تکرار می‌کنیم در برخی سازمان‌ها نیاز به وجود یک تیم به صورت کلی و در برخی دیگر برای هر قسمت و موضوع تخصصی نیاز به وجود یک تیم وجود دارد.
پرسش و پاسخ :
- چرا تیم سازی در سازمان آنقدر مهم است؟
هر کسب و کار و سازمان برای ایجاد اعتماد و افزایش ارتباطات و کاهش تعارضات کاری هر بخش لازم است اقدام به تیم سازی سازمانی کند. در این روش همکاری‌ها افزایش یافته . کارکنان نسبت به انجام وظایف از مسئولیت پذیری بالایی برخوردار خواهند بود. علاوه بر این می توانید کمپین های ماجراجویانه هم تعریف کنید تا تیم بدون اختلال در سایر بخش ها انجام دهد.
- تیم سازی چه زمانی تاثیر بالایی در عملکرد سازمانی دارد؟
در تیم سازی افراد از اهداف نهایی کار خود آگاه هستند و برای توسعه و انجام آن تلاش بیشتری خواهند کرد. در تمام تیم ها نتیجه با افزایش وظیفه رسیدن به هدف سازمان است به خصوص اگر با برنامه های تشویقی همراه باشد باعث ایجاد انگیزه بالا و عزت نفس خواهد بود.
- یک نمونه از کار تیمی را نام ببریید؟
با به اشتراک گذاری نظرات و پیشنهادات تیم با یکدیگر برای حل مسئله های کاری نتیجه بالایی در راندمان کاری ایجاد خواهد شد. برای شروع یک کار تیمی لازم است ابتدا برنامه ریزی ( KPI ) انجام شده و با قرار دادن استعداد و نیروهای توانمند برنامه ریزی را به مرحله اجرا در بیاورند. در این روش هر عضو با شناخت نقاط ضعف خود نسبت به افزایش توانمندی خود عمل نمایند.
- هدف از یک تیم سازمانی چیست؟
- ایجاد ارتباط و آشنایی اعضای تیم با یکدیگر
- ایجاد رویه و بهبود آن در کار
- ایجاد و پرورش نوآور و خلاقیت
- ایجاد اعتماد و پیوند همکاری تیمی
۷ مهارت مهم در تیم سازی چیست؟
- مدیریت زمان
- حل مسئله
- اشتراک گذاری اطلاعات و دانسته ها
- ایجاد تفکر انتقادی
- همکاری تیمی
- رهبری و مدیریت
- ایجاد ارتباطات
