انسان موجودی اجتماعی است و در هر زمینه ای از زندگی خود نیاز به تعامل با سایر همنوعان خود دارد. در بسیاری از موارد خواسته‌های دو فرد می‌تواند مشترک بوده و این منافع مشترک روابط قوی تری نیز بین آن دو بسازد. اما در سایر موارد، می تواند خواسته‌های انسان‌ها با همدیگر تعارض داشته باشد و ممکن است خواست یکی باعث از دست رفتن منافع دیگری شود. به همین دلیل بسیار لازم است که از طریق یک مذاکره بتوان به نتیجه‌ای که بیشترین رضایت ممکن را برای هر یک از طرفین حاصل کند، دست یافت. در حقیقت در یک مذاکره منصفانه که نتیجه برد برد داشته باشد، هیچ وقت هیچ یک از طرفین نمی‌توانند به ۱۰۰ درصد خواسته های خود دست یابند.
از این نظر است که باید برای مذاکره برنامه ریزی مناسبی داشت. برنامه ریزی در مذاکره اهداف شرکت در مذاکره را به خوبی در ذهن مذاکره کننده تبیین می‌کند و همین موضوع موجب می‌شود وی بداند که دقیقا از شرکت در مذاکره به دنبال چیست. این مورد به وی کمک می‌کند خواسته‌های خود را اولویت بندی کند و مثلا برای رضایت طرف مقابل برای اینکه بتواند خواسته اولویت ۱ خود را بدست آورد، از خواسته‌های اولویت ۲ و ۳ خود چشم پوشی کند که طرف مقابل هم بتواند به امتیازهایی رضایت بخش دست یابد. در این مطلب قصد داریم به تفصیل به اهمیت برنامه ریزی در مذاکره اشاره نماییم. با ما همراه باشید.
مذاکره چیست؟
قبل از رسیدن به بحث اهمیت برنامه ریزی در مذاکره لازم است به صورت اجمالی به تعریف مذاکره بپردازیم. در حقیقت مذاکره و گفتگو را می‌توان فرآیندی دانست که به درک مشترک، رفع اختلافات و رسیدن به منافع مشترک منتج شود و هدف از آن، جلوگیری از نزاع و رسیدن به رضایت نسبی در طرفین است. در حقیقت گاهی پیش می‌آید که دو نفر یا گروه منافعشان با هم تعارض دارد.
در چنین شرایطی گفتگو بهترین راه حل برای جلوگیری از نزاع است. هیچ وقت وقتی دو نفر یا گروه در یک زمینه با هم تعارض منافع دارند نمی‌توان از یک فرآیند مذاکره توقع داشت که به نتیجه ای برسیم که یک طرف صد درصد راضی و دیگری صد درصد ناراضی باشد. به این کار یک مذاکره موفق نمی‌گویند. مساله مهم این است که طرف پیروز این مذاکره هم نباید زیاد از برد خود در مذاکره خوشحال شود.
زیرا مذاکره ای که دو طرف آن رضایت نسبی به دست نیاورند قطعا نتیجه و تواقف نامه اش پایدار نخواهد ماند و طرف به اصطلاح بازنده قطعا تا ابد به این توافق وفادار نمی‌ماند. بهترین نوع توافق حاصله از یک مذاکره موفق توافق برد برد است. یعنی هیچ یک از طرفین در آن به صد درصد خواسته‌های خود نرسند و هر یک برخی از خواسته‌هایشان تحقق یافته و برخی خواسته‌هایشان را نیز چشم پوشی می‌کنند.
یعنی در واقع یک سری امتیازات را از طرف مقابل می‌گیرند و یک سری امتیازات را به طرف مقابل می‌دهند تا رضایت نسبی برای هر دو طرف جلب شده و تا جای ممکن خواسته اصلی هر یک از طرف های مذاکره کننده تحقق پیدا کند، هر چند که برخی از خواسته‌های اولویت بعدی هر یک از طرفین قطعا محقق نخواهد شد. اما دو طرف به صورت نسبی راضی خواهند بود. برای موفقیت در این زمینه لازم است حتما فرد کذاکره کننده به دوره فن بیان آشنا باشد.
اهمیت کاربرد مذاکره در بخش های مختلف کاری
مذاکره لازم نیست که حتما در زمینه‌های کلان و بین افراد مهمی چون مسئولان کشورها باشد. می‌تواند یک مذاکره بین نمایندگان دو سازمان یا دو شرکت و کسب و کار صورت گیرد. چنین مذاکره ای می‌تواند در زمینه همکاری‌های متقابل و حتی شراکت و پروژه‌های مشترک و بعضا فروش باشد. بحث مذاکره فروش یکی از مهم ترین و پرکاربردترین انواع مذاکره است که همه روزه برای اکثر کسب و کارها صورت می‌پذیرد.
افرادی که در تیم فروش یک کسب و کار و سازمان هستند باید بیشترین مهارت را در زمینه مذاکره داشته باشند. برای موفقیت در مذاکرات باید مهارتپ‌ها و قابلیت‌هایی در افراد تقویت شود که از آن جمله می‌توان به هوش هیجانی اشاره کرد. در حین یک فرآیند مذاکره هرگز نباید افراد تسلط روی اعصاب و احساسات خود را از دست دهند و از کوره در بروند. بسیار مهم است که در برابر هر رفتار طرف مقابل بتوان روی خود تسلط داشته و رفتاری انجام داد که در نهایت و پس از فروکش کردن خشم پشیمانی برای فرد باقی نماند. این موضوع می‌تواند کلید موفقیت در مذاکره باشد. به همین جهت است که می‌گویند افرادی که مذاکره می‌کنند باید در زمینه هوش هیجانی بسیار قوی باشند.
تعریف موضوعات و چارچوب های مذاکره
گام اول در برنامه ریزی در مذاکره می‌تواند تعریف موضوعات و چارچوب‌های مذاکره باشد. موضوعات قابل بحث در یک مذاکره را باید پیش از ورود به مذاکره مورد تجزیه و تحلیل قرار داد. برخی مذاکرات فقط یک موضوع اصلی مورد چالش دارد و برخی دیگر پیچیده هستند و باید در آن‌ها بر سر چند موضوع مختلف به بحث پرداخت. بر اساس نوع رابطه طرفین پس از تعیین موضوعات و چارچوب‌های مذاکره می‌توان به استراتژی مذاکره پرداخت. مذاکره ای نتیجه بخش حقیقی است که به نتیجه برد برد برسد. پس در مذاکرات چند موضوعی از قبل باید بدانید در هر یک از موضوعات چه امتیازاتی را حاضرید بدهید و گرفتن چه امتیازاتی برای شما ضروری است.
شناخت منافع طرفین در مذاکره یکی از اهمیت برنامه ریزی در مذاکره
همان طور که ذکر شد مذاکره یعنی دادن امتیازاتی در قبال گرفتن یک سری دیگر از امتیازات. یکی از پایه‌های برنامه ریزی در مذاکره این است که قبل از ورود به مذاکره باید در مورد هر یک از خواسته‌ها و منافع خود به قدر کافی فکر کرده باشیم تا تصمیم درستی در قبال آنان اتخاذ نماییم.
خواسته‌ها دقیقا همان موارد مطلوب ما هستند که سعی می‌کنیم برای به دست آوردن آن‌ها وارد مذاکره با طرف مقابل شویم. اما منافع در واقع دلایلی را شامل می‌شوند که به آن علل، ما خواسته‌های خود را برای خود مطلوب می‌دانیم. در مذاکره گاهی ممکن است مجبور شویم دلیل پافشاری بر خواست خود را شرح دهیم که بهتر است از اصلی ترین و قوی ترین دلیل شروع کرده و اگر لازم شده به بیان دلایل بعدی هم بپردازیم.
اولویت بندی منافع در مذاکره
در مذاکره برای جلب رضایت نسبی طرفین، هر یک باید در قبال دادن امتیازاتی به طرف مقابل، امتیازاتی هم دریافت کنند. پس باید قبل از شرکت در مذاکره به این موضوع فکر کنیم که کدام منافع برای ما اصلی ترین موارد هستند و برای به دست آوردن آن‌ها حاضریم از سایر منافع خود چشم پوشی کنیم که طرف مقابل هم راضی شود در قبال گرفتن آن امتیازها منافع اصلی ما را بپذیرد.
تعیین حد و مرزهای مذاکره
هر کسی قبل از ورود به مذاکره باید برای خود ترسیم کند که در جایی از مذاکره میپ‌تواند نتیجه بگیرد که طرف مقابل خواسته اصلی وی که اصلا قابل چشم پوشی نیست را نمی‌پذیرد. آنجا را از قبل باید برای خود نقطه ترک مذاکره برنامه ریزی کرده باشد و دیگر به مذاکره ای که نتیجه مثبتی برای وی نمی‌تواند در پی داشته باشد، ادامه ندهد. پس یکی از اصلی ترین موارد در تعیین حد و مرزهای مذاکره آمادگی قبلی داشتن برای تعیین نقطه ترک مذاکره است.
تعیین نقطه شروع و نقطه هدف مذاکره
بعد از تعیین موضوعات اصلی و اولویت‌ها باید دل را به دریا زده و وارد مذاکره شد. اما اینکه از کجا وارد بحث شویم و اینکه چگونه مسیر بحث را به سوی هدف مشخص شده خود بکشانیم هم خود یک بحث بسیار مهم است. یک نکته مهم این است که باید همواره برای شرایط عادی و شرایط خاص برنامه داشته و برای هر یک بسته پیشنهای از قبل فکر شده ای را آماده ارائه داشته باشیم و از مسیر اصلی فکر شده خود منحرف نشویم.
اینکه ما شروع کننده مذاکره باشیم یا طرف مقابل هم بسیار مهم است. از قبل باید به مشوق‌های خود و طرف مقابل فکر کنیم و بر این اساس باید ببینیم که مناسب تر است ما مذاکره را شروع کنیم یا طرف مقابل. هر چقدر ضریب هوشی شما ( تست هوش IQ ) در این مرحله بالا باشد به همان مقدار می توانید به پیش بینی رفع بن بست های مذاکره امیدوار باشید.
مهیا کردن شرایط محیطی و پیش نیازهای مذاکره
باید در نظر داشته باشید که در هنگام مذاکره چه نیازهایی دارید. به عنوان مثال همراه بودن یک وکیل یا حسابدار به همراه در بسیاری از مذاکره‌ها می‌تواند بسیار ضروری باشد. بهتر است از قبل با شرایط محیطی محل مذاکره آشنایی داشته و سعی کنید خود را با آن وفق دهید و نگذارید روی شما تاثیر منفی بگذارد.
